CZYNNOŚCI WSTĘPNE

  1. Dokonać przejęcia:
    • Nieruchomości na podstawie "Protokołu przejęcia nieruchomości"
    • Dokumentacji technicznej od dotychczasowego Zarządcy (administratora)
    • Spisać stany liczników
    • Odebrać klucze i wyposażenie (sporządzić spis na arkuszu)
  2. Bieżącej współpracy z Zarządem Wspólnoty mieszkaniowej w postaci kontaktów roboczych odbywanych nie rzadziej niż raz w tygodniu
  3. Zapewnić stałe godziny obsługi właścicieli w biurze na terenie osiedla w tym co najmniej raz w tygodniu dyżur popołudniowy do godziny 20-tej
  4. Uaktualnić wykaz lokali, garaży, spis właścicieli i przypadających im udziałów nieruchomości wspólnej
  5. Założyć teczkę dla każdego właściciela oraz uzupełnić jego dokumentację
  6. Weryfikować stan prawny i faktyczny lokali
  7. Prowadzić i aktualizować dokumentację nieruchomości
  8. Prowadzić spis ruchomości Wspólnoty
  9. Zweryfikować i przygotować projekt aneksu "Regulaminu porządku domowego" w trybie pilnym przygotować dokumentację do wezwań do zapłaty oraz do windykacji należności
  10. Założyć i prowadzić książkę korespondencji przychodzącej i wychodzącej

początek strony


CZĘŚĆ TECHNICZNA

  1. Prowadzić książkę obiektu budowlanego z zapisami przeprowadzonych badań i kontroli stanu technicznego, remontów i przebudowy, w okresie użytkowania obiektu budowlanego, z załącznikami:
    • Protokółami corocznej kontroli stanu technicznej sprawności:
      • elementów budynku, budowli i instalacji narażonych na szkodliwe wpływy atmosferyczne i niszczące działania czynników występujących podczas użytkowania obiektu
      • instalacji i urządzeń służących ochronie środowiska
      • instalacji gazowych oraz przewodów kominowych (dymnych, spalinowych i wentylacyjnych)
    • Protokołem - sporządzonym w ciągu ostatnich pięciu lat - sprawdzenia stanu sprawności technicznej i wartości użytkowej całego obiektu budowlanego, estetyki obiektu oraz jego otoczenia, oraz badania instalacji elektrycznej w zakresie stanu sprawności połączeń, osprzętu, zabezpieczeń środków ochrony od porażeń, odporności izolacji przewodów oraz uziemień instalacji i aparatów
    • Ocenami i ekspertyzami stanu technicznego obiektu
    • Protokołami i nakazami organów Państwowego Nadzoru Budowlanego oraz Państwowej Straży Pożarnej, Państwowej Inspekcji Ochrony Środowiska, Państwowej Inspekcji Sanitarnej i Państwowej Inspekcji Pracy
  2. Przygotować i prowadzić instrukcję obsługi i eksploatacji obiektu, instalacji i urządzeń związanych z obiektem
  3. Przeprowadzać okresowe przeglądy stanu technicznego nieruchomości:
      Co roku:
    • kominiarski
    • gazowy
    • ogólnobudowlany elementów narażonych na szkodliwy wpływ warunków atmosferycznych
      co pięć lat
    • Szczegółowy przegląd stanu technicznego budynku, w tym instalacji elektrycznych (zabezpieczenie przeciwporażeniowe)
  4. Założyć i prowadzić książki usterek i zgłoszeń technicznych
  5. Kontrolować i egzekwować prawidłowość i rzetelność wykonywania umów zawartych z podmiotami zewnętrznymi obsługującymi Wspólnotę
  6. Pełnić nadzór i egzekwować prawidłowe, rzetelne wykonywanie przez podmioty zewnętrzne bieżącej konserwacji i bieżących napraw nieruchomości wspólnej
  7. Pełnić nadzór i egzekwować utrzymanie należytego stanu porządku i czystości nieruchomości wspólnej
  8. Opracować projekty rocznego planu konserwacji, remontów oraz inwestycji długoterminowych nieruchomości
  9. Nadzorować i kontrolować zlecone roboty pod kątem jakości i prawidłowości technicznej pomocy w zawarciu bądź kontynuacji umowy ubezpieczenia budynku
  10. Przygotować w imieniu Wspólnoty konkursy ofert na dostawy i usługi
  11. Występować w imieniu Wspólnoty z roszczeniami z tytułu udzielonej gwarancji i rękojmi

początek strony


CZĘŚĆ EKSPLOATACYJNA

Dokumenty właścicieli lokali

  1. Prowadzić teczki właścicieli zawierające kserokopie wypisów z ksiąg wieczystych lub aktów notarialnych, odpisy aneksów płatniczych, dane o adresie (jeśli właściciel ma inny adres niż Wspólnota)
  2. Prowadzić spis właścicieli lokali i garaży (z powierzchnią ) oraz udziałami nieruchomości wspólnej
  3. Prowadzić okresowy odczyt wodomierzy głównych i indywidualnych. Rozliczać koszty ścieków, śmieci, wody i ciepła
  4. Przekazać do wiadomości właścicieli lokali:
    • informację o dacie przejęcia nieruchomości
    • podać adres i telefony administratora, godziny pracy i sposób kontaktu poza godzinami pracy
    • składu Zarządu
    • numery rachunku bankowego Wspólnoty
    • sposób i terminy wnoszenia opłat na koszty zarządzania nieruchomością wspólną i opłat na usługi komunalne
    • informacje o konserwatorach
  5. Na podstawie uchwały właścicieli lokali w sprawie wysokości zaliczki na koszty zarządzania nieruchomością wspólną i na fundusz remontowy sporządzić i doręczyć wszystkim właścicielom lokali aneksy z naliczeniem opłat (pokwitowanie aneksu przechowywać w dokumentacji Wspólnoty - teczki lokali)
  6. Umieścić na klatkach schodowych informacje zawierające:
    • informacje o administratorze i konserwatorach
    • telefony awaryjne i alarmowe

Dokumenty prawne Wspólnoty

  1. Umowa Wspólnoty (statut, regulamin)
  2. Protokół przejęcia nieruchomości i jej dokumentacji technicznej
  3. Protokoły z kolejnych zebrań właścicieli lokali z załącznikami (powiadomienia, listy obecności, pełnomocnictwa, uchwały, listy głosowania nad uchwałami)
  4. Uchwały właścicieli podjęte w trybie indywidualnego zbierania głosów z listami głosowania i pismami Zarządu powiadamiającymi wszystkich o treści tych uchwał
  5. Regulamin porządku domowego
  6. Dokumenty procesowe

Umowy z kontrahentami

  1. Przygotować umowy o dostawę mediów (energii elektrycznej, gazu, zimnej wody, odprowadzania ścieków, wywozu nieczystości) i powiadomić firmy o zmianie administratora
  2. Dokonać zgłoszenia do Urzędu Dozoru Technicznego
  3. Ubezpieczyć budynek od ognia i innych zdarzeń losowych, z uwzględnieniem szkód tzw. "wodociągowych" oraz od odpowiedzialności cywilnej Wspólnoty. Kontrolować terminy ważności umów
  4. Przygotować umowy z konserwatorami: elektrykiem , hydraulikiem oraz na piśmie ustalić warunki świadczenia usług, kontroli i zakres obowiązków konserwatorów
  5. Zawrzeć umowy na pożytki (reklamy, szyldy itp.)
  6. Przygotować umowy z wykonawcami remontów, protokoły odbioru robót (kosztorysy przekazać do weryfikacji)

początek strony


KSIĘGOWOŚĆ I PRACE ORGANIZACYJNE

  1. Prowadzić księgi rachunkowe i ewidencję pozaksięgową kosztów Zarządu nieruchomością oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów zgodnie z ustaleniami przyjętymi dla Wspólnoty
  2. Sporządzać deklaracje rozliczeniowe (CIT, PIT, VAT)
  3. Przedstawiać zestawienie obrotów i sald oraz salda właścicieli co miesiąc
  4. Sporządzać bilans i rachunek zysków i strat roczny
  5. Prowadzić rozliczenia z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej
  6. Dokonywać rozliczeń przez rachunek bankowy
  7. Sporządzać dla Zarządu projekt i rozliczenie rocznego planu gospodarczego i funduszu remontowego
  8. Przekazać sprawozdanie finansowe do 15 lutego roku następującego po roku rozliczeniowym
  9. Przygotować i opracować projekty uchwał wraz z listami do głosowania
  10. Przygotować, zwoływać i obsługiwać zebrania Wspólnoty
  11. Powiadamiać właścicieli o treści uchwał podejmowanych z udziałem głosów zbieranych indywidualnie
  12. Prowadzić dokumentację z zebrań oraz nadzór nad realizacją uchwał
  13. Informować Zarząd o sytuacji ekonomicznej Wspólnoty
  14. Pobierać, na podstawie wystawianych faktur, pożytków z nieruchomości wspólnej na rachunek i na rzecz Wspólnoty
  15. Przygotować propozycję lokowania wolnych środków finansowych Wspólnoty
  16. Przedstawiać propozycję zmian wysokości opłat
  17. Analizować na bieżąco wpłaty zaliczek właścicieli, sporządzać co miesiąc zestawienia zaległości we wpłatach właścicieli, wysyłać wezwania do zapłaty, skutecznie windykować należności oraz przygotowywać materiały przedprocesowe
  18. Zapewnić obsługę prawna w zakresie podstawowych działań oraz przygotowania wezwań do zapłaty i pozwów sądowych do egzekucji zaległych należności

początek strony